最善主義で仕事のプロセスを再定義する

習慣化コンサルタントの古川です。

仕事の高密度化習慣プログラムの問い合わせが

どんどん増えています。

効率化とは、同じ仕事を短時間で済ませる。

高密度化とは、単位時間あたりの生産性を最大化する

仕事の高密度化とは、

効率と効果を両方包含した言葉です。

さて、ある生命保険会社のカスタマーサービス部門向けに

次のようなオーダーをいただきました。

・残業が多く、仕事が非効率に見える

・でも余計な仕事もたくさんある

・部門全体の余計な仕事を定義してほしい

・個人の余計な仕事を定義して本人が改善できるようにしてほしい

いくら効率化をしようとしても、

そもそも無駄なルールや書類作成・役割があるので

その仕事を残したまま、効率化をしても納得感がない。

いっそのこと、ばっさりと余計な仕事を減らしましょう。

こんなオーダーでした。

私は最善主義のワークをやり、

完璧主義と最善主義の違いを伝え、

最善主義で、成果を最大化するために、

・力を入れるべき仕事は何か？

・なるべく効率化する仕事は何か？

・不要な仕事は何か？

をチーム単位と個人単位で話し合って頂きました。

目的から考えて、仕事のプロセスを再定義し、

力の入れどころ、抜きどころ、捨てるものを明確にしました。

結果としては、

・お客様に出す手紙は最新の注意を払って出すべき

・しかし、その手紙は毎回ゼロから作るのではなく、手本となるものを共有する

・会議の議事録は不要。音声で録音してエビデンスを残せばいい。

・定例会をなくそう

・メールと書類の雛形を全員で共有する

などたくさんの施策が出てきて、業務改善、高密度化が一気に進みました。

誰もが当たり前だと思っている、でも誰もが不要だと思っている手続きや書類。

こういうものは、一旦こういう機会に「断捨離」した方が全員に喜ばれます。