社員を疲弊させる３つのタイムヴァンパイア

習慣化コンサルタントの古川です。

仕事を高密度化しようとするとき、

私たちの仕事に潜むタイムヴァンパイアを排除する必要があります。

この言葉はマーケティングの権威、ダンケネディの著書に

書かれているものですが、非常に吸血鬼の例えがぴったりなので

この言葉を使って私たちの仕事で考えてます。

時間を吸い取る吸血鬼。

トップ３は

１．会議

２．社内のメール

３．面倒な社内手続き

です。

１．会議

多くの高密度化のコンサルをしていると、中堅以上で上がってくるのが

会議というヴァンパイア。

誰もが短くしてほしいと願っているものの１つです。

でも、みんなでやるものだしと、自分ではコントロールできないと

なすがままに時間を過ごしていることが多いのです。

一人一人をコンサルしていても、環境や周りの問題が大きいので、

これは全社施策が有効です。

あるA社では、会議室を１時間以上予約できない仕組みにしたり、

会議１０分前にアラームがなるようにしています。

これで全員の緊張感ができるし、進行を工夫せざるをえなくなります。

長くなりそうな会議の場合は、あらかじめ資料を共有してからスタートするなどの

工夫をするようになりました。

制限があると、その中で収めるために工夫する。

これは間違い無く起きる良い結果です。

他にも会議を短くする、回数を減らす工夫はたくさんあります。

また、全社施策でやることで最も社員から支持を受けやすいテーマです。

弊社でもその会社に合わせて、会議の仕組み、進行の手順と教育を行っていますが、

ルール➕仕組み・スキルにすると効果大です。

２．社内のメール

タイムヴァンパイアの２つ目はメールです。

一番多い人で、２０００通を受け取っている人がいました。

さすがにこの例は、特殊ですが５００通を受け取っている人はざらにいます。

以前に比べて、添付ファイルの規制が強くなり、やけにccが入って来ることはありませんか？

少なくともメールに時間をとられるケースは増えてきました。

もちろん、必要な連絡はメールが重要。

でも多くのビジネスパーソンは、目先のメールに振り回されて、最も価値を発揮する重要な

訪問や戦略を考える、育成するなどの時間がない。

目先のメールのヒットアンドランをずっと繰り返して1日が過ぎていく。

メールとの付き合い方を教える、また仕組み化することはとても効果的です。

メールも会議と同じく、仕組みやルールが機能するものの１つです。

B社では、Outlookをメールソフトに使っていますが、

１８時以降はメール禁止令を出しています。

そして、メールを開くとその時点で人事部にアラームがいき、

上司に連絡が行きます。ログが残るのです。

こうなると、社員は１８時までにメールをすませる意識が高くなり、

社内メールそのものが断然減ったのです。

これも会議と同様制限を設けた取り組みです。

メールの施策は個人の意識もありますが、そもそも土日も、夜もメールが

飛び交う環境だと誰もがiPadを常に見てないと仕事にならない。

そういう意味では、全社施策としてどのような仕組みをつくるかは重要です。

３．面倒な社内手続き

最後のタイムヴァンパイアは、無駄な手続きや資料作成。

企業が大きくなるとルールや手続きがどんどん増えていきます。

増えても減ることがない。

最初は目的が合ってのルールも、今では意味をなさないことが

たくさんあります。

１つの申請書も２０分かけて作ったとすると、

１０００人の会で社全員が取り組むと、２００００分（３３３時間）になります。

仮に平均時給が３０００円だとしたら、１００万円の浪費になります。

一事が万事で、このような無駄な手続きや決済フローが大量にあると

その掛け算的にコストが増えていきます。

社員は辟易としているのですが、末端の社員では変えられないので

従わざるをえません。

このようなルールや仕組み、手続きは、プロジェクトチームを立ち上げて

減らす取り組みをするのが有効です。

そして、新しい仕組みを提案して、社内手続きを最善主義で考える。

そのスポンサーは必ず裁量権を持っている人が直属でつくべきです。

以上、３つのタイムヴァンパイアをご紹介しましたが、

これらは制度・仕組みを見直すことで、大きな効果を発揮するものです。

さらに社員からも大きな支持を受けることでしょう。

無駄な仕事の絶対量を減らすにはぜひ高密度化戦略に盛り込みたいところです。