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チェックリストと手順書を活用する

August 23, 2016

 

習慣化コンサルティングの古川です。

 

 

今日は、『チェックリストと手順書を活用する』

をご紹介します。

 

 

研修が実施されない理由に、

 

・行動が不明確である

・やることを覚えていない

・多忙な業務中に意識していられない

 

が挙げられます。

 

 

これらを理由に

・やる時間がなかった

・何をしていいか思いつかなかった

 

という言い訳が社員から出てきます。

 

 

これは、研修に限らずコンサルティングの現場でも

同じことが起きてきます。

 

 

そこで重要なのは、次の3つです。

 

 

1.行動を白黒ハッキリ分かるよう明確にする

2.やることをチェックリストや手順書にする

3.多忙な業務中のいつ、どのようにやるかを決める

 

 

行動化セッションは何度か、過去にお話したことがあるので、

今日はチェックリストと手順書を活用するポイントをお話したいと思います。

 

 

上記のような実行できない理由を解消するためには、

研修後、一人一人の意識が変わる、

研修内容を覚え続けているという前提を捨てることです。

 

 

これは社員を信じないということではありません。

 

日常業務に戻れば、大量の緊急事項にまみれ、

認知リソースは、日々のtodoに向います。

 

研修のことをゆっくり内省して意識している時間はありません。

さらに、習慣引力(いつも通りを維持する力)が働いているため

変化することを心理は恐れます。

 

 

 

分かったけど、結局変わらないのは、

とても自然なことです。

 

 

そこで、リマインドツールになり、且つ行動を考えなくても

明確化されているチェックリストと手順書(マニュアル)の出番です。

 

 

 

チェックリストと手順書は違います。

 

 

手順書は、一定のフローを標準化したもので、

柔軟性はありませんが、確実な結果を再現する行動の指示書です。

 

 

一方、上記のように業務や店舗、職種によって

異なるプロセスで手順書にしにくいものは

チェックリストにすることをおすすめします。

 

 

手順書ならば、一部当てはまらないものがあっても

無視することができます。

研修の場面で、横線を引いて無視するように指導してもいいのです。

 

 

チェックリストは手順書よりも柔軟性を持たせることができます。

 

 

どちらにも一長一短がありますが、

行動変容を目指すのであれば、

 

どういう行動を、いつ、誰に、どれぐらい取ってもらいたいのか

教育を提供する側が決めることです。

 

チェックリストがあれば、

リマインド効果もあり、考えることを手放すことができます。

 

 

一番実行されないのは、

 

研修で習ったことを、

 

・毎度毎度思い出さなければいけない。

・行動を考えなければいけない

・どんな手順でやるかテキストを複数枚見なければいけない

 

という面倒さです。

 

 

このブレーキを外すためには、

標準化をすることです。

 

 

弊社では、最優秀社員の仕事の標準化を

パッケージのコンサルティングでご提供しておりますが、

これも行動変容の仕組みの1つです。

 

 

ぜひ、研修の中身をチェックリストや手順書にまで落として

みてください。

 

やる気に溢れる研修直後の受講生は、

声を上げて喜びます。

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