業務の標準化「TMC」

習慣化コンサルティングの古川です。今日は、『業務の標準化「TMC」』をご紹介します。メール返信、申請書、交通費清算、会議の開催準備・・・このようなルーティング業務に私たちは相当なエネルギーを消耗しています。仕事で成果を高めるためには、「力の入れどころ」「力の抜きどころ」

を見極めて、大切なことにエネルギーを集中したいところです。そこで、なるべく省エネで仕事が済む仕組みづくり「TMC」をご紹介したいと思います。 TMCとは、 T　テンプレート（雛形） M　マニュアル（手順書） C　チェックリスト（確認項目）の略です。この仕組み化、３種の神器を使いこなすと、社員は集中力を無駄に消耗することがなくなります。１．ゼロから考えるのは、時間の無駄私たちの脳にとって最もエネルギーを要するのが、ゼロから物事を考えることです。仕事をゼロから考えるためには、作業の全体像を思い出し、分解し、ステップを分けて、実行します。さらに漏れがないかどうかをチェックするという工程が発生します。会議の開催通知のメールを例に考えて見ましょう。全くゼロから考えると、まず、どのような構成でメールを打つか考えるところからスタートします。目的、ゴール、日時、内容、メンバー、アジェンダ・・・書きながら、「あっ、そうそう、○○さんも宛先に入れなきゃ」と通知先を追加するこのように毎月何度も繰り返す会議開催通知作業も段取りが悪いと時間がかかるだけではありません。貴重な脳のエネルギーを大量の消費してしまうのです。結果、大切な仕事にエネルギーが注げず、最悪先延ばしをすることになります。脳を効率的に働かせるには、「ゼロから着手することをなるべくなくす」ことがポイントです。そこで、TMCの仕組みが役に立ちます。２．TMCで仕組み化する先ほどの会議開催の段取りを TMCにするとどうなるでしょうか？ T　テンプレート（雛形）まず、開催通知メールの雛形をつくっておくことです。過去受信した開催通知メールの中でベストなものを１つ決めておきます。定例会議ならば、同じ文面で充分です。テンプレート集をメールソフトに作っておく、もしくはデスクトップにテンプレート集を保存できるようにしておくだけで蓄積していきます。 M　マニュアル（手順書）マニュアルというと気が重たくなりますが、手順書です。手順書は全体像と具体的な作業、順番を示したものです。会議開催ではマニュアルは不要ですが、会議を運営するファシリテーション（進行）であれば、手順やスキルなど複雑なためマニュアルが効力を発揮します。情報量が多くなるため、あくまで概略ですが、会議前・目的と議題を共有する・ゴールイメージと時間配分を提示する・全員から事前課題を発言してもらうポイントは、良い雰囲気になるように進行者は、聞き役に徹すること。ホワイトボードを活用して、全員に可視化することで議論の質を良くする。このようにやること、注意点などを明記しておくのが、手順書です。 C　チェックリスト（確認項目）チェックリストは、確認項目です。会議開催間での流れを手順書として書いておくなら、 □メンバーの洗い出し □主要メンバーの参加可能日の調整（電話） □会議室を抑える □開催通知メールのたたき台（情報検討） □上記を上司と相談・決定 □開催通知メールを作成する（開催２週間前） □開催通知メールを送付する □出欠フォローメールを送る □リマインドメールを送る（開催１日前） □議事録を作成する □議事録の上司チェックをもらう □議事録を送り決定事項を確認する（開催後３日以内）このように作業工程を書いておきます。こうすれば、この手順書に沿って１つずつこなしておけばいいのです。 TMCで仕組み化すると５つのベネフィットがあります。１．脳のエネルギーの浪費がなくなる２．作業が短時間で終了する３．最高の手順を標準化できる４．作業の漏れやトラブルを防げる５．他人に任せるときにも使えるこのように仕事のクウォリティに再現性を持たせることができます。４．１日５％の時間を投資しよう目先の緊急の仕事に追われていては長期を見据えた仕組み化は実現しません。仕事の５％をTMCに投資することを提案します。９時〜１７時まで働く人ならば７時間労働です。５％ならば、２０分になります。毎日、２０分のTMCづくりに時間を使えば、かなりの仕事の標準化が進みます。３ヶ月後には、仕組み化が完全に出来上がっていることでしょう。それとともに残業時間が圧倒的に減ります。効果が大きいTMCづくり。ぜひ高密度化の施策に１つ取り入れてみて下さい。