会議の改革コンサルティング

習慣化コンサルタントの古川です。

日経新聞の調査で、

残業が減らない要因として最大の要因は、

無駄な会議と資料作成が多い　３２％

会議は社員がなんとかしてほしい環境要因の１つです。

この会議の改革コンサルティングの依頼の

問い合わせが増えています。

全社統一のルールを作りたい

だらだら会議にメスを入れたい

という人事担当者様の切なる声をお聞きする機会が増えました。

さて、この会議改革ですが、

結論からいうと、

単発のファシリテーション研修を全社でやっても意味がありません。

会議は組織のコミュニケーションの習慣であって、

個人の習慣ではないからです。

ファシリテーション研修は基本的に個人に進行スキルを

高めるものですが、全体が理解して変えようというルールや仕組みが

土台になければ、大海に一滴を垂らすようなもの。

すぐに既存の会議のリズムに飲み込まれてしまいます。

そこで、重要なのが全社での統一ルール。

しかし、単純に３０分の制限時間で行うなどの

施策だけでは正直うまくいきません。

なぜならば、会議は事前準備が８割だからです。

事前準備をどれぐらいできるか、

参加メンバーが必ず事前情報に目を通し意見を言うために

どういうルールが必要かを徹底することがポイントです。

「事前に読んできてください」

というだけでは、当日読んでこない人が５割は出てくるでしょう。

さらに読んできた５割の人も、ざっくりと目を通しただけ。

だから、結局のところ説明をしなければならず、

会議が長引きます。

しかし、ここで考慮すべき問題が２つあります。

１つは、ルールを決めすぎても柔軟性がなくなり、

結局誰も守らないということです。

だからと言って柔軟性を持たせることを重視して

仕組みが複雑だと誰も実施しません。

２つ目は、展開は会議メンバー全員が納得している

状態で開催を進めることです。

ファシリテーター一人が孤軍奮闘しても部長や

メンバーが「何、その話し方？」と冷笑した瞬間に

やる気がなくなってしまいます。

会議は全員で効率を高めるものなので、展開戦略が重要なのです。

弊社では、こんな悩みにお答えすべく、

働き方改革コンサルティングでは、

会議改革にも力を入れております。

今日も最後までお読みいただき

ありがとうございました。