時間簿が3者の納得感をつくり出す


習慣化コンサルティングの古川です。

高密度化で残業を減らそう!というと

必ず出てくるテーマは、

自分要因か環境要因か!

という問題です。

一般社員は、

・仕事に対して人が足りない

・仕事量に対して労働時間は適切だ

・無駄な会社のルールに時間を潰されている

・残業は会議が多すぎて長過ぎるからだ

という環境要因が問題として出てきます。

一方、

マネージャーや人事部は、

・それでも効率化できる部分はあるだろう

・会議やルールの問題は一部だろう

・人が足りないというのは言い訳だろう

という自分要因を何とかして欲しいと考えます。

この双方の問題を抽象論で主張をしていても

解決には向かいません。

主張し合っていればいいのですが、

多くの場合は、上司や人事が残業を減らせ!と一方的に

伝え、心の中で部下は上記のような反論をしているという構図が

多いでしょう。

そこで重要なのが、「時間簿」(時間の記録)です。

なぜか?

この時間簿があると3つの効果があります。

効果1.本人が意識的に時間を使う

    これにより15%ぐらいは生産性は高まります。

効果2.上司が改善のフィードバックができる

効果3.本人ではどうしようもない会議やルールなどにどれだけ時間がかかっているか

    客観的に上司や人事、経営者は把握できる

ことです。

事実ベースで見れば、会議を開催するルールを決めるだけで、

1ヶ月で事業部全体で300時間の削減になり、人件費で考えれば100万円の削減にある

と計算できれば、着手しない手はないでしょう。

しかし、抽象論では上層部も解決策を打つ気になれません。

会社としてメールや会議のルールを決める。

仕組み化する、プロセスを改善する必要はあるでしょう。

しかし、抽象論で感覚的な議論は上層部を動かしません。

上司と部下での精神論に始終してしまいます。

時間簿で事実、どれだけの時間がかかっているのか分かれば、

業務量に対して人が足りないという抽象論から逃れられます。

それが、経営者・人事部・マネージャー・一般社員が

全体として納得いくために必要なことです。

時間簿を取れば、このようなメリットが出ます。

ポイントはファクト(事実)が人を納得させ動かす!ということです。


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