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時間簿が3者の納得感をつくり出す

April 19, 2016

 

 

習慣化コンサルティングの古川です。

 

 

 

高密度化で残業を減らそう!というと

必ず出てくるテーマは、

 

 

自分要因か環境要因か!

 

という問題です。

 

 

一般社員は、

 

・仕事に対して人が足りない

・仕事量に対して労働時間は適切だ

・無駄な会社のルールに時間を潰されている

・残業は会議が多すぎて長過ぎるからだ

 

 

という環境要因が問題として出てきます。

 

 

 

一方、

 

マネージャーや人事部は、

 

・それでも効率化できる部分はあるだろう

・会議やルールの問題は一部だろう

・人が足りないというのは言い訳だろう

 

 

という自分要因を何とかして欲しいと考えます。

 

 

 

この双方の問題を抽象論で主張をしていても

解決には向かいません。

 

 

主張し合っていればいいのですが、

多くの場合は、上司や人事が残業を減らせ!と一方的に

伝え、心の中で部下は上記のような反論をしているという構図が

多いでしょう。

 

 

そこで重要なのが、「時間簿」(時間の記録)です。

 

 

なぜか?

 

 

この時間簿があると3つの効果があります。

 

 

効果1.本人が意識的に時間を使う

    これにより15%ぐらいは生産性は高まります。

 

効果2.上司が改善のフィードバックができる

 

効果3.本人ではどうしようもない会議やルールなどにどれだけ時間がかかっているか

    客観的に上司や人事、経営者は把握できる

 

 

ことです。

 

 

事実ベースで見れば、会議を開催するルールを決めるだけで、

1ヶ月で事業部全体で300時間の削減になり、人件費で考えれば100万円の削減にある

 

と計算できれば、着手しない手はないでしょう。

 

 

しかし、抽象論では上層部も解決策を打つ気になれません。

会社としてメールや会議のルールを決める。

仕組み化する、プロセスを改善する必要はあるでしょう。

 

 

しかし、抽象論で感覚的な議論は上層部を動かしません。

 

上司と部下での精神論に始終してしまいます。

 

 

時間簿で事実、どれだけの時間がかかっているのか分かれば、

 

業務量に対して人が足りないという抽象論から逃れられます。

 

 

それが、経営者・人事部・マネージャー・一般社員が

全体として納得いくために必要なことです。

 

 

時間簿を取れば、このようなメリットが出ます。

ポイントはファクト(事実)が人を納得させ動かす!ということです。

 

 

 

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